Die besten Kartenzahlungsgeräte: Für jeden das richtige Terminal
Kleiner Friseur, angesagte Boutique oder gut besuchtes Restaurant – alle haben eins gemeinsam: Die Kunden werden nach Kartenzahlung fragen. Also brauchen alle ein Kartenzahlungsgerät. Die Auswahl am Markt ist aber riesig und vor allem recht unübersichtlich. Es gibt Kartenzahlungsgeräte, die nur für wirklich kleine Unternehmen in Frage kommen (bzw. Unternehmen, die nur einen geringen Umsatz über Kartenzahlung einnehmen) und dutzende Geräte, die für alle anderen zur Auswahl stehen. Nachfolgend habe ich einen ausführlichen Überblick verfasst.
Wichtige Info vorab: Moderne Kartenzahlungsgeräte sind wahre Alleskönner. Sie verfügen über ein modernes Eingabefeld für die PIN-Eingabe, ein helles LED-Display und einen integrierten Bon-Drucker für den Kundenbeleg. Selbst ohne Anbindung an ein Kassensystem können Sie mit den Terminals Zahlungen komplett abwickeln.
Marc Schuster
Ich heiße Marc, informiere zum Thema Kartenzahlung und helfe Ihnen bei der Anbieter-Suche.
Überblick der verschiedenen Varianten der Kartenzahlungsgeräte
Früher waren die Geräte in der Regel mit zwei Kabeln angeschlossen. Ein Kabel lieferte Strom, das andere steckte in der Telefondose bzw. später dann am Internetanschluss. Die Technik schreitet aber glücklicherweise voran und mittlerweile gibt es die unterschiedlichsten Varianten und somit für jeden Einsatzzweck das richtige Gerät, z.B. auch EC-Geräte zum Mieten.
Grundsatzentscheidung: stationäre oder mobile Geräte („mit Kabel“ oder „ohne Kabel“)
Stationäre Kartenzahlungsgeräte sind sozusagen die „klassischen“ Geräte. Durch die Anbindung via Kabel geht der Bezahlvorgang etwas schneller als bei den mobilen Kollegen. Sie sind auch nicht von einem aufgeladenen Akku abhängig und das Gerät kann nicht verlegt werden – es ist ja schließlich mit einem Kabel fest aufgestellt und stets einsatzbereit.
Mittlerweile gibt es verschiedene stationäre Geräte, und zwar…
Ein Kabel kommt in die Steckdose, das andere wird mit dem Telefon- bzw. Internetanschluss verbunden (also z.B. dem FritzBox-Router) oder per Schnittstelle mit der Kasse (die dann für die Datenverbindung sorgt).
Logischerweise hat man dann einen beschränkten Handlungsspielraum, um das Gerät zu bewegen. Daher werden diese stationären Kartenzahlungsgeräte eigentlich nur dort genutzt, wo sie immer am gleichen Platz stehen, also z.B. im Einzelhandel oder beim Friseur neben der Kasse oder in einer Kfz-Werkstatt auf dem Tresen. Man hat dann noch so viel Spielraum beim Kabel, dass man das Gerät zu sich drehen, den Betrag eintippen und dann wieder zum Kunden drehen kann zwecks Pineingabe – aber viel mehr meistens auch nicht.
Vorteil: Meist sind diese die Geräte, die am günstigsten sind und trotzdem relativ viel können, wie z.B. Kontaktloszahlung, Touchdisplay, Tax Free und mehr.
Nachteil: Man braucht in der Nähe des Aufstellorts Strom und einen Anschluss ans Internet oder die Telefonbuchse. Schließlich wollen Sie das Kabel ja nicht durch den halben Laden verlegen.
Da nahezu jedes Geschäft mittlerweile WLAN hat, haben die Hersteller von Kartenzahlungsgeräten angefangen, ihre stationären Terminals mit entsprechenden Chips auszustatten. Somit entfällt ein zweites Kabel, was z.B. mit dem Router verbunden werden müsste – man braucht nur noch den Stecker in den Strom zu stecken, das WLAN-Passwort einzutippen und los geht’s mit dem Kassieren per Karte. Wer die Geräte mit der Kasse verbinden möchte, kann dies trotzdem noch tun, denn es gibt zusätzlich noch entsprechende Kabelanschlüsse.
Vorteil: Schnelle Zahlungsabwicklung, fester Aufstellplatz und trotzdem Flexibilität, weil man nur eins statt zwei Kabeln verlegen muss.
Nachteil: Etwas teurer als die klassischen stationären Geräte und wenn das WLAN wacklig ist oder ausfällt, klappts auch nicht mehr mit dem Bezahlen.
Auf dem Vormarsch: Mobile Kartenzahlungsgeräte
Erinnern Sie sich noch, als man beim Bezahlen per Karte im Restaurant gebeten wurde „kurz mit nach vorne zu kommen“, weil dort das stationäre Gerät steht? Diese Zeiten sind glücklicherweise in den allermeisten Gastro-Einrichtungen vorbei. Der Gast kriegt den besten Service, indem er direkt am Tisch bezahlen kann.
Aber auch bei den mobilen Kartenzahlungsgeräten gibt es ein paar Unterschiede:
Soweit ich es einschätze, sind die Geräte mit WLAN am beliebtesten unter den mobilen Optionen. Sie sind handlich und relativ günstig zu mieten. Und da mittlerweile ja eigentlich jedes Geschäft, jede Arztpraxis und jedes Café über WLAN verfügt, ist es eine optimale Möglichkeit, ein mobiles Kartenzahlungsgerät zu benutzen. Der Akku hält auch locker einen Tag durch, sodass man nicht jedes Mal wieder zur Ladeschale laufen muss.
Die Bluetooth-Variante führt hingegen ein Schattendasein, weil die Verbindungsdistanz von ca. 20 Metern zwar recht groß, aber für die meisten Einsatzorte dann doch zu kurz ist.
Vorteil: Flexible Handhabung. Besonders geeignet für Gastronomie, aber auch dort, wo nicht viel Platz vorhanden ist oder das Gerät z.B. in einer Schublade abgelegt werden soll.
Nachteil: Teurer als die meisten stationären Geräte und natürlich auch von Ihrer WLAN-Verbindung und einem aufgeladenen Akku abhängig.
Wer beispielsweise im Biergarten oder auf Messen oder als Handwerker direkt beim Kunden zu Hause kassieren möchte, der ist mit einem mobilen Kartenzahlungsgerät mit integrierter SIM-Karte richtig beraten. Je nach Anbieter muss man die SIM-Karte (genau so eine wie beim Smartphone) ebenfalls mieten oder man hat die Wahl, auch eine Zweitkarte des eigenen Handyvertrags einzustecken. Und keine Sorge, die Geräte verbrauchen nur sehr geringe Daten bei den Bezahlvorgängen – Sie müssen sich also keine 5 Gigabyte Datenvolumen zusätzlich kaufen.
Vorteil: Mit diesen Geräten kann man wirklich überall kassieren…
Nachteil: … zumindest überall da kassieren, wo ein vernünftiges Handynetz besteht.
In den letzten Jahren haben sich u.a. mit SumUp und iZettle zwei Anbieter etabliert, die kleine Kartenlesegeräte ohne feste Grundgebühren verkaufen. Die Geräte haben keinen integrierten Drucker, so wie die klassischen Kartenzahlungsgeräte, und werden per Bluetooth z.B. mit einem Handy oder Tablet gekoppelt. Einen ausführlichen Bericht zu diesen Lesegeräten finden Sie hier bei mir im Ratgeber.
Diese Geräte sind für kleine Firmen, die nur einen geringen monatlichen Kartenzahlungs-Umsatz im dreistelligen Bereich machen, empfehlenswert. Für Unternehmen, bei denen täglich und vor allem monatlich im vierstelligen Bereich bargeldlose Zahlungen getätigt werden, ist meiner Meinung nach aber die Handhabung teilweise recht umständlich und die Kosten werden aufgrund der recht hohen Provisionen zu hoch.
Kartenlesegeräte: Direkt zum Anbieter-Vergleich mit Bewertungen
Ich habe für Sie einen übersichtlichen Anbieter-Vergleich aufgebaut. In der Tabelle können Sie die Daten, Fakten und Konditionen miteinander vergleichen. Lesen Sie zudem Erfahrungsberichte von Nutzern, die aus Ihrem Alltag mit den Geräten berichten. Falls Sie selbst schon mit den Anbietern zu tun hatten: Machen Sie mit, bewerten Sie mit!
Das ist eine Auswahl der typischen und etablierten Kartenzahlungsgeräte
Genug der Theorie, jetzt mal „Butter bei die Fische“, wie meine Oma immer gesagt hat. Nachfolgend habe ich eine Auswahl der verschiedenen Kartenzahlungsgeräte (viele nennen sie auch „Terminals“) zusammengestellt. Per Klick können Sie weitere Infos und auch ein unverbindliches Angebot passender Dienstleister einholen:
Verifone V200c
- STATIONÄR
- Sehr gute Einsteigerversion. Günstig und trotzdem mit vielen Funktionen wie kontaktlosem Bezahlen, Farbdisplay, Kassenschnittstellen.
Verifone V400m
- MOBIL
- Farb- und Touchdisplay, kann über Handynetzt, WLAN und Bluetooth kommunizieren und kontaktlose Zahlungen annehmen. Sehr handliches Lesegerät.
Yomani XR
- STATIONÄR
- Wird mit Kabel oder WLAN angebunden. Einfach Bedienung und großer Sichtschutz. Kann natürlich auch kontaktlos und weitere Funktionen.
Ingenico Move 5000
- MOBIL
- Wird betrieben über WLAN und/oder Handynetz, kontaktloses Bezahlen und weitere Funktionen sind möglich. Farb-Touch-Display und Kassenschnittstellen.
Ingenico Desk 5000
- STATIONÄR
- Kann per LAN-Kabel oder über WLAN angebunden werden und dank Spiralkabel gibt´s Flexibilität ohne Kabelchaos. Mit Touch-Display.
SumUp
- MOBIL
- Eines der Geräte ohne Grundgebühr, das man mit Handy oder Tablet koppelt, um Zahlungen abzuwickeln. Der Zahlvorgang läuft über eine App.
Grundlegende Infos zur Kartenzahlung
Jetzt, wo Sie den „Crash Kurs Kartenzahlungsgeräte“ absolviert haben, gehe ich auf weitere Infos ein, die rund um das Thema „Bargeldloses Zahlen“ interessant sind. Klicken Sie einfach die Fragen an, um die Antworten zu erhalten.
Die meisten Dienstleister schicken Ihnen das Gerät vorkonfiguriert per Post. Sie packen es aus, schließen es optimalerweise am Kassenplatz an den Strom an (wenn es ein stationäres Kartenzahlungsgerät ist) und lassen es von einer Techniker-Hotline freischalten. Diese Hotline ist normalerweise in der Grundgebühr (auch Service-Pauschale o.ä. genannt) enthalten. Nur, wenn man den absolut billigsten Discount-Tarif nimmt und nicht richtig vergleicht, landet man bei Dienstleistern mit kostenpflichtigen Hotlines.
Zurück zur Inbetriebnahme: Die Techniker an der Hotline gehen dann mit Ihnen die Schritte durch, um das Zahlungsgerät final einzurichten und dann kanns auch schon direkt losgehen mit dem Kassieren.
Wenn Sie das Gerät mit einer Kasse koppeln wollen, ist in der Regel Ihr Kassenanbieter gefragt, um alles einzurichten.
Wer das Kartenzahlungsgerät nicht selber einrichten möchte (es geht in 95% der Fälle wirklich einfach und schnell), kann oft auch einen Techniker von seinem Dienstleister anfordern, der dann separat berechnet wird.
Hier kann man keine pauschale Antwort geben. Normalerweise sind die Kartenzahlungsgeräte so eingestellt, dass sie irgendwann tagsüber oder abends einen Kassenschnitt machen und damit die Kartenzahlungen des Tages zum technischen Netzbetreiber oder zur Bank schicken. Dort werden die Zahlungen dann von den Konten Ihrer Kunden abgebucht und Ihrem Konto gutgeschrieben.
Die meisten Anbieter überweisen das Geld direkt am nächsten Tag, wobei es auch auf Ihre Bank ankommt, wie schnell das Geld gutgeschrieben wird. Manche Bank ist schnell und man hat die Kohle schon am nächsten Tag gutgeschrieben, andere brauchen 2-3 Tage.
Es gibt übrigens teilweise auch einen Unterschied zwischen EC- und Kreditkarten: Während EC-Zahlungen täglich bzw. immer nach dem Kassenschnitt eingesammelt und überwiesen werden, kann es bei Kreditkarten sein, dass sie „nur“ 1x pro Woche überwiesen werden. Aber man kann den Dienstleister meistens bitten, die Einnahmen täglich zu überweisen.
Ganz klar auf das Kleingedruckte. Wie überall im Leben gilt: Es gibt nichts geschenkt, auch wenn es danach aussieht. Wenn die Kartenzahlungsgeräte, die bei den meisten Anbietern beispielsweise 7-10 Euro monatliche Miete kosten, auf einmal nur 3 Euro kosten, sollte man genauer hingucken.
Das bedeutet nicht, dass der supergünstige Dienstleister unseriös ist, aber es bedeutet, dass irgendwo gespart wird, um das Gerät zu diesem Preis anbieten zu können. Das kann sich dadurch bemerkbar machen, dass die Hotline kostenpflichtig ist oder dass man für Geräte-Updates, die öfters im Jahr eingespielt werden, Zusatzgebühren zahlt.
Welche Kosten und Gebühren ein klassischer Vertrag über Kartenzahlung beinhaltet, habe ich in diesem Ratgeber-Artikel beschrieben. Ausgenommen sind die Anbieter von Kartenlesegeräten ohne Grundgebühr – da läuft einiges anders.
Beispiele zu den Kosten und Gebühren
Was kosten mich die verschiedenen Kartenzahlungsgeräte? Nachfolgend gebe ich einen Kurzüberblick – den ausführlichen Text finden Sie hier bei mir im Artikel “Kartenzahlung: Kosten für den Händler”.
Fixkosten + variable Kosten
Abgesehen von den Grundgebühr-freien Kartenlesegeräten von z.B. SumUp oder Zettle werden Sie bei den „klassischen“ Kartenzahlungsgeräten immer einen Mix aus monatlichen Fixkosten und variablen Kosten bezogen auf Ihren Kartenumsatz haben.
Fixkosten
Hierzu gehört die Miete der Kartenzahlungsgeräte (Pi mal Daumen zwischen 5 und 20 Euro) sowie die Grundgebühr / Service-Pauschale (ca. 5 – 8 Euro). Bei manchen Dienstleistern kauft man Transaktionspakete (z.B. „100 Transaktionen für 9 Euro“), diese werden dann auch als fixe Summe jeden Monat abgebucht.
Dazu gibt es noch weitere Grundgebühren für Dienstleistungen, z.B. für das Übersenden eines täglichen oder wöchentlichen Reports (dann muss man die Kassenschnitt-Ausdrucke nicht mehr sammeln) oder das Kontosplitting (wenn man mit einem Kartenzahlungsgerät auf verschiedene Bankkonten buchen möchte) oder oder oder…
Variable Kosten
Diese Kosten fallen nur an, wenn man auch Umsatz mit dem Gerät macht. Je nach Dienstleister fallen z.B. bei EC-Kartenzahlungen 0,2 – 0,3% vom Betrag als Provision an. Dies gilt allerdings nur beim EC-Cash-Verfahren, also der Zahlung mit Pin-Eingabe. Wer per Lastschrift beim Kunden abbuchen lässt (der Kunde unterschreibt dafür auf dem Beleg, der aus dem Gerät kommt), zahlt wahrscheinlich etwas weniger. Einen Überblick zu diesen Bezahlverfahren habe ich hier zusammengestellt (sehr hilfreich!).
Ansonsten gibt es als variable Kosten für Kartenzahlungen noch die Gebühren für die Transaktion (also den Bezahlvorgang) sowie bei Kreditkartenzahlungen ein sogenanntes Disagio, also wie bei EC-Zahlungen eine prozentuale Gebühr auf den Betrag. Dieser liegt aber höher, nämlich meist zwischen 1-3%.
Vielleicht fallen auch noch zusätzliche Gebühren für das zentrale Clearing an. Hierbei werden alle Zahlungen des Tages zu einer Überweisung auf Ihr Konto zusammengefasst, was viele Bankgebühren spart. Alle Details dazu gibt’s hier.
Kleiner Exkurs: Kartenlesgeräte ohne Grundgebühr
All diese verschiedenen Gebühren fallen bei den Anbietern, die die Kartenzahlungsgeräte ohne Grundgebühren verkaufen, weg. Dafür gibt es lediglich eine Provision pro EC-Zahlung von ca. 1 % und bei Kreditkartenzahlungen bis zu 3 % des Betrags. Eine Rechnung, wann sich welcher Anbieter lohnt, habe ich hier im Artikel Kartenzahlung ohne Grundgebühr zusammengestellt.
Abschlussfazit: Kartenzahlungsgeräte sind nicht so kompliziert!
Die Terminals sind einfach zu bedienen, schnell angeschlossen und betriebsbereit und Sie werden, wenn Sie sich die Anleitung in Ruhe durchgelesen und manche Dinge ausprobiert haben, gut damit zurechtkommen. Und Ihre Kunden freuen sich über den guten Service. Gerade das kontaktlose Bezahlen mit einem NFC Terminal macht Spaß, geht schnell und funktioniert völlig unkompliziert.
Häufige Fragen rund um Kartenzahlungsgeräte
Das Gerät wird vom Anbieter eingerichtet (gegen eine geringe Gebühr, ca. 20 bis 40 Euro) und Ihnen zugeschickt. Sobald es da ist, geben Sie dem Anbieter Bescheid, der das Gerät für die Kartenzahlung freischaltet. Eigentlich müssen Sie danach nicht viel mehr machen, als Strom-(Akku) und Internet-Verbindung herzustellen. Bei mobilen Terminals geben Sie das Passwort für Ihr WLAN ein oder aktivieren die SIM-Karte. Wenn das Gerät mit der Kasse gekoppelt werden soll, ist Ihr Dienstleister Ihres Kassensystems der Ansprechpartner. Falls Sie doch nicht zurechtkommen, unterstützt Sie die Service-Hotline des Anbieters des Terminals.
Im Paket mit dem Terminal befindet sich in der Regel eine Bedienungsanleitung. Ansonsten hilft Ihnen die Service-Hotline des Anbieters. Auch online gibt es entsprechende Hilfe-Seiten. Unterstützen können auch Youtube-Clips, die die Modelle erklären. Dennoch kann ich Ihnen die Sorge nehmen: Die Geräte sind einfach zu bedienen. Ihre Mitarbeiter und Sie werden schnell zurechtkommen.
Ihr Gerät für die Kartenzahlung stellt eine Verbindung zu den Dienstleistern (Bank, Kreditkartenunternehmen) Ihres Kunden her. EC-Kartenzahlungen werden in der Regel innerhalb ein bis zwei Werktagen verbucht – je nach Schnelligkeit der beteiligten Banken. Bei Kreditkartenzahlungen dauert es ein paar Werktage länger. Sie müssen in jedem Fall nicht Ihrem Geld „hinterherrennen“ oder sich Sorgen, dass es erst Wochen später angewiesen wird.
In den meisten Fällen müssen Sie sich gar kein EC-Terminal kaufen, viele Payment-Anbieter vermieten die Kartenlesegeräte gegen eine geringe monatliche Gebühr. Für einige macht zwar auch ein Kauf-Gerät Sinn, aber verschaffen Sie sich am besten einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten in meinem Artikel EC-Gerät kaufen.