Kartenzahlung für kleine Unternehmen

„Kartenzahlung nicht möglich“ – Hängt so ein Schild bei Ihnen im Laden? Dann wird es höchste Zeit das zu ändern. Denn: Egal, wie klein Ihr Unternehmen sein mag, Kartenzahlung ist heute Standard bzw. hat bereits das Bargeld überholt. Seit 2019 geben die Deutschen mehr Geld mit Karte als bar aus, wie das EHI Retail Institut bestätigte. Auch bei kleineren Beträgen wird heute selbstverständlich die Karte gezückt. Und nicht nur das: Kontaktloses Bezahlen über ein NFC Terminal mit der Handyapp oder Smartwatch sind ebenfalls bereits üblich.

Lassen Sie mich Ihnen also erläutern, welche Möglichkeiten Sie als Unternehmer haben, unkompliziert Kartenzahlung anzubieten.

Was Sie in diesem Ratgeber erwartet:

Vertragsarten und Kosten: Welche Optionen sind für kleine Unternehmen sinnvoll?
Welche Art der Kartenlesegeräte eignet sich am besten für kleine Unternehmen?
Vorstellung: Passende Kartenterminals im Überblick
Anschlussvarianten der Kartenterminals
Anbieter-Vergleich
Zur Entscheidung: Welches Gerät lohnt sich für Sie?
Antworten: Auf Typische Fragen, die sich (Klein-)unternehmer stellen, die zum ersten Mal Kartenzahlung anbieten

Marc Schuster
Ich heiße Marc, informiere zum Thema Kartenzahlung und helfe Ihnen bei der Anbieter-Suche.

Vertragsarten und Kosten: Welche Optionen sind für kleine Unternehmen sinnvoll?

Es gibt die Möglichkeit, zwischen Geräten mit einer Grundgebühr und Geräten ohne Grundgebühr zu wählen. Grundgebühr-befreite Kartelesegeräte werden zum Beispiel von SumUp oder Zettle bereitgestellt. Ansonsten erwartet Sie bei “klassischen” Geräten eine Kombination aus monatlichen Fixkosten und variablen Kosten wie beim Payment-Dienstleister Bezahlexperten.

Kartenzahlung und Kartenterminals mit Grundgebühr

Die klassische Variante: ein EC Gerät mieten. Das sind die Kartenterminals, die sie allgemein beim Einkaufen sehen. Sie haben üblicherweise einen eigenen Drucker mit Bonrolle, womit u.a. der Beleg für den Kunden ausgedruckt wird. Manche sind fest an einen Kassenplatz gebunden (stationär), andere können frei im Geschäft bewegt werden (mobil).

Mit oder ohne feste Laufzeit

Gemietet werden die Geräte mit einem Dienstleistungsvertrag bei einem Payment-Anbieter. Einige Anbieter bieten sie ohne feste Vertragslaufzeit an, üblich sind aber Verträge zwischen 24 und 48 Monaten. Ein Mietgerät ohne Vertag ist etwas teurer. Sollten Sie Bedenken haben, ob eine mehrjährige Laufzeit für Ihr noch junges Unternehmen sinnvoll ist, dann kann ich Sie beruhigen: Wenn man mit seinem kleinen Unternehmen pleite geht, kann man die Verträge immer auflösen. Auch bei Geschäftsaufgabe kommt man aus dem Vertrag raus. Ansonsten ist man natürlich an einen Anbieter für die Länge der Laufzeit gebunden, hat aber den Vorteil ein günstigere Grundgebühr zu haben.

Welche Kosten fallen an?

Zu den Fixkosten gehören die Miete des Terminals, ungefähr 9 – 15 Euro im Monat sowie die Grundgebühr oder Service-Pauschale (ca. 5 – 7 Euro monatlich). Bei manchen Anbietern haben Sie die Möglichkeit, Transaktionspakete zu kaufen, diese werden auch als Fixkosten verbucht. Zudem gibt es weitere Gebühren für individuelle Sonderleistungen, wie Kontosplitting oder tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichte per PDF. Bei der Kartenzahlung in kleinen Unternehmen braucht man aber in der Regel diese Zusatzleistungen nicht, was die Kosten verringert.

Dazu kommen variable Kosten. Diese sind umsatzabhängig. Je nach Anbieter fallen bei EC-Kartenzahlungen beispielsweise 0,2 – 0,3 % vom bezahlten Betrag als Gebühr an. Zahlt der Kunde per Lastschrift (also per Unterschrift auf der Rückseite des gedruckten Belegs), fallen die Gebühren etwas geringer aus. Je nach Verfahren gibt es aber hier bei Lastschrift die Gefahr, dass das Konto des Kunden nicht gedeckt ist oder er sein Geld zurückbucht. Details zu den Bezahlverfahren erkläre ich hier. Wenn Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren wollen, müssen Sie mit ca. 1 – 3 % vom Betrag als Gebühr rechnen.

Kartenzahlung und Kartenleser ohne Grundgebühr

Die Alternative: ein EC Gerät kaufen. Hierunter fallen die sehr kleinen Kartenlesegeräte, die auch wirklich eigentlich nichts anderes können, als eine EC- oder Kreditkarte zu lesen (bzw. auch die kontaktlose Bezahlung via Smartphone) und die PIN des Kunden abzufragen. Der eigentliche Kartenzahlungsprozess geschieht dann über eine App auf Handy, Tablet oder in der Kasse. Will man Belege drucken, braucht man einen kleinen mobilen Drucker, den man mit dem Lesegerät koppelt.

Das bedeutet aber natürlich auch, dass man für den Betrieb neben dem entsprechenden Lesegerät noch ein zweites Gerät braucht. Fällt die App aus oder ist das Smartphone / Tablet nicht vor Ort, können Sie keine Kartenzahlungen in Ihrem kleinen Unternehmen annehmen. Grundsätzlich ist die Bedienung aber einfach und intuitiv.

Welche Kosten fallen an?

Der Vorteil: Es gibt keinerlei Fixkosten. Wenn Sie zwei Monate keine einzige Kartenzahlung annehmen, haben Sie auch keinerlei Kosten. Die variablen Kosten sind dafür dann höher als bei den klassischen Kartenterminals. In der Regel wird bei EC- Zahlungen 0,9 – 1,4 % und bei Kreditkartenzahlungen 1,9 – 2,9 % der Summe als Gebühr einbehalten.

Was heißt das nun für kleine Unternehmen?

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nur einen kleinen vierstelligen Umsatz pro Monat per Kartenzahlung kassieren, kann sich ein Lesegerät für Kartenzahlung ohne Grundgebühr noch lohnen. Sie sollten aber aufpassen, denn schon ab einem monatlichen Kartenumsatz ab ca. 2.000 Euro können die klassischen Kartenzahlungsgeräte günstiger sein, obwohl sie eine fixe Grundgebühr haben. Die geringeren Transaktionsgebühren rechnen sich dann ganz schnell.

Sie sollten sich also fragen: Welche Umsätze erwarte ich? Rechnen Sie Kosten verschiedener Anbieter am besten mal durch.

Unser Preis-Leistungssieger

Welche Art der Kartenlesegeräte eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Ob für Sie eher ein mobiles Gerät oder ein stationäres Terminal infrage kommt, hängt mitunter von der Branche Ihres Unternehmens ab, in dem Sie die Kartenzahlung bereitstellen wollen.

Stationär

Stationäre Kartenzahlungsgeräte werden an einem festen Platz aufgestellt. Der Zahlungsvorgang läuft etwas schneller ab als bei mobilen Terminals und Sie müssen sich keine Sorgen um den Akku machen, allerdings lassen sich die Geräte nicht wirklich bewegen, da sie fest mit einem oder zwei Kabel(n) verbunden sind.

Wenn Sie Ihr Gerät immer am gleichen Platz griffbereit neben dem Tresen bzw. der Kasse stehen haben wollen, eignet sich solch ein stationäres Terminal am besten. Beispiele hierfür wären eine Boutique, ein Frisör, ein Reisebüro usw. Sie brauchen nur einen Strom- und Internetanschluss in der Nähe des Geräts.

Mobil

Mobile Geräte brauchen Sie, wenn Ihren Kunden das Gerät standortunabhängig überreichen. Somit sind Sie nicht an Kabel oder ähnliches gebunden und können Ihr Kartenlesegerät einfach über WLAN oder ein mobiles Netzwerk verbinden. Dies eignet sich besonders gut z.B. für Restaurants, Cafés und Bars, wo am Tisch kassiert werden soll, für Handwerker, die Ihre Geräte zu Kunden mitnehmen oder Firmen, die auf Messen verkaufen.

Weiterlesen zum Thema Kosten

Im Artikel Kartenzahlung: Kosten für Händler 2024 gebe ich einen nochmal einen tieferen Einblick in alles, was Sie in Sachen Kosten für Kartenzahlung erwartet. Außerdem finden Sie hier einfache Rechenbeispiele, die Sie für Ihre Kalkulation nutzen können.

Vorstellung: Passende Kartenterminals im Überblick

Um Sie nicht nur theoretisch rund um die Kartenzahlung für kleine Unternehmen zu informieren, gebe ich Ihnen im Nachfolgenden eine Übersicht über die verschiedenen Kartenlesegeräte, die sich besonders gut eignen, weil sie günstig und einfach zu bedienen sind. Aufgeführt habe ich sowohl Geräte mit Grundgebühr (Miete) und Kartenleser ohne Grundgebühr (Kauf).

SumUp Air

von SumUp

CCV Base Next

von den Bezahlexperten

CCV A77

von den Bezahlexperten

Anschlussvarianten der Kartenterminals

Es gibt Kartenlesegeräte …

… mit zwei Kabeln: Hierbei wird ein Kabel an einen Internetanschluss und das andere an die Stromversorgung angeschlossen. Die Geräte sind meist relativ günstig, wenn Sie in Betracht ziehen, dass sie sehr viele gängige Funktionen, wie kontaktloses Zahlen, Touchdisplay usw. haben. Allerdings müssen sie an einem fixen Platz stehen, bzw. können nur wenig bewegt werden.
… mit nur einem Kabel, da das zweite durch einen WLAN- Chip ersetzt wird. In nahezu jedem Unternehmen / Geschäft ist mittlerweile WLAN vorhanden, machen Sie dies zu Ihrem Vorteil und verzichten Sie auf ein zweites Kabel. Bei diesem Terminal haben Sie etwas mehr Flexibilität, als bei dem oben erwähnten, allerdings sind es auch etwas teurer und ist die Verbindung schlecht kann keine Zahlung durchgeführt werden.

Perfekt, wenn Sie bei Ihrem Bezahlvorgang flexibel sein müssen und das Kartenlesegerät an keinem fixen Platz stehen kann, da dies die Kundenfreundlichkeit behindern würde.

Es gibt mobile Geräte…

… mit WLAN- oder Bluetooth- Funktion: Wie ich bereits oben erwähnt habe, sind diese natürlich an die Verbindung und eine bestimmte Akkulaufzeit gebunden, wobei diese bis zu einem Tag reichen kann. Die Vorteile des Kartenlesegeräts sind natürlich klar die Variabilität, bezüglich des Platzes. Die Bluetooth- Variante ist mit einer Reichweite von 20 m für die meisten Branchen eher ungeeignet.
… mit GPRS, 4G-Funktion: Geräte dieser Art lassen sich nahezu überall mitnehmen. Und brauchen nur eine Verbindung, beispielsweise über ein Handynetz.
… mit einer Bluetooth Verbindung zu Handy oder Tablet. Anbieter, wie SumUp und Zettle verkaufen diese Geräte. Sie verfügen über keinen integrierten Drucker, können aber einfach mit einem Handy bzw. Tablet verbunden werden.

Am Funktionsumfang wird’s nicht scheitern

Grundsätzlich macht es bei der Kartenzahlung bzw. bei den Geräten kaum einen Unterschied, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen haben. Natürlich, die bekanntesten und großen Hotel- oder Supermarktketten haben nochmal andere Anforderungen, allein aufgrund der riesigen Menge an Kartenzahlungen. Aber ob Sie pro Monat 50, 150 oder 400 Kartenzahlungen annehmen, macht vor allem bei der Auswahl des Geräts wenig Unterschied. Die modernen Geräte sind nahezu alle gleich effektiv und haben Funktionen, wie Trinkgeld kassieren, Tax Free Funktionen und Kassenschnittstellen.

Anbieter-Vergleich

In der Tabelle finden Sie Daten, Fakten und Konditionen verschiedener Anbieter von Kartenlesegeräten für Ihren Vergleich. Wenn Sie mehr zu dem jeweiligen Anbieter wissen möchten, klicken Sie auf das entsprechende Logo. Über den Button „zur Website“ gelangen Sie direkt zu dem jeweiligen Dienstleister.

Zusammenfassung der Vergleichs-Tabelle:

Testsieger

Bezahlexperten
Zettle
SumUp

	Testsieger Bezahlexperten	Zettle	SumUp

Bewertungen	4,7 Rated 4.7 out of 5 4.7 von 5 Sternen (basierend auf 32 Bewertungen) mehr Infos	3,0 Rated 3 out of 5 3 von 5 Sternen (basierend auf 20 Bewertungen) mehr Infos	2,1 Rated 2.1 out of 5 2.1 von 5 Sternen (basierend auf 71 Bewertungen) mehr Infos
Basis-Konditionen	Kartenterminals ab 8,49 Euro pro Monat (Miete), zzgl. Service-Gebühr ab 5,99 pro Monat, einmalig 24,99 Euro (Einrichtung)	Zettle Reader 2: 29 Euro (Kauf)	SumUp Air: 39 Euro (Kauf)
Transaktionskosten / Händlerentgelte	ab 7 Cent pro Transaktion / EC-Karten 0,25 Prozent / Debitkarten 0,89 Prozent / Kreditkarten ab 1,19 Prozent	Ausgewählte Debitkarten (z.B. Girocard inkl. Maestro ) 0,95 Prozent / Alle anderen Karten (Debit- und Kreditkarten) 2,75 Prozent	Alle Karten (EC-, Debit- und Kreditkarten) 1,39 Prozent
Kosten-Beispiel für Zahlung von 50 Euro (EC-Karte / Debitkarte / Kreditkarte)	EC = 19,5 Cent / Debitkarte (Mastercard/ Visa) = 51,5 Cent / Kreditkarte (Mastercard/ Visa) = 66,5 Cent (plus anteilig die monatlichen Fixkosten)	EC = 47,5 Cent / Debitkarte (Visa/Mastercard) = 1,38 Euro / Kreditkarte (Mastercard/ Visa)= 1,38 Euro	EC-, Debit- und Kreditkarten (Visa/ Mastercard)= 70 Cent
Funktionsweise / Anbindung an Kassensysteme	All-in-One-Gerät mit integriertem Bon-Drucker / E-Bon-Funktion, Geräte sind unabhängig von externer Hard- und Software einsatzfähig; Anschluss per Schnittstelle an verschiedene Kassensysteme möglich (z.B. E-Cut, Korona, Vectron)	Bluetooth-Kartenlesegerät, Betrieb über Smartphone oder Tablet via Kassen-App (Zettle Go). Integration von Zettle Kassensystem möglich. Geräte sind nicht mit anderen Kassensystemen kompatibel	Bluetooth-Kartenlesegerät, Betrieb über Smartphone oder Tablet via Kassen-App. Integration von SumUp internem Kassensystem Lite möglich. Geräte sind nicht mit anderen Kassensystemen kompatibel
Ersteinrichtung / Benötige Software	Systemsoftware vorinstalliert, für sofortigen Einsatz eingerichtet	Ersteinrichtung und Verbindung mit externer Hardware erforderlich, dafür Zettle Go App auf Smartphone oder Tablet (Android / iOS) herunterladen und Anleitung befolgen	Ersteinrichtung und Verbindung mit externer Hardware erforderlich, dafür SumUp Kassen-App auf Smartphone oder Tablet (Android / iOS) herunterladen und Anleitung befolgen
Wichtige Schnittstellen	Bluetooth, LAN, WLAN, LTE, NFC (kontaktlos Chipleser)	Bluetooth, WLAN, LTE, NFC (kontaktlos Chipleser), USB-C (Ladekabel)	Bluetooth, WLAN, LTE, NFC (kontaktlos Chipleser), microUSB (Ladekabel)
Zubehör	Weitere Hardware nicht benötigt / Zusatzleistungen wie Buchungslisten zubuchbar	U. a. Zettle Halter, Belegdrucker, Barcodescanner, Kassenlade mit erweiterter Software (Gesamtpreis bis zu 381 Euro für Komplett-Set)	U.a. Tablet Ständer, Scanner, Bondrucker, Kassenschublade, POS-Komplett-Kassensystem (ab 646 Euro)
Service & Support	Hilfreiche FAQs, persönliche Kontaktmöglichkeit via Telefon (Mo. bis Fr. von 9:00 bis 17:00 Uhr) und E-Mail	Hilfreiche FAQs, persönliche Kontaktmöglichkeit via Telefon (Mo. bis Fr. von 9:00 bis 17:00 Uhr), E-Mail oder Chat	Ersthilfe via Chatbot & FAQs, telefonische Kontaktaufnahme bei schwerwiegenden Problemen über SumUp App/ Dashboard möglich
	Angebot einholen	Angebot einholen	Angebot einholen

Detail-Informationen zur Vergleichs-Tabelle:

Basis-Konditionen: Aufgeführt sind die Standard-Angebote der verschiedenen Anbieter
Transaktionskosten/Händlerendgelte: Durchschnittliche Richtwerte beim Einsatz von EC-, Debit- bzw. Kreditkarten (kann variieren)
Kosten-Beispiel: Veranschaulichung der Kosten pro Transaktion (50 Euro)
Funktionsweise: Basis-Beschreibung, wie die einzelnen Geräte funktionieren
Benötigte Software/App: Programme, die zum Betrieb der Kartenlesegeräte erforderlich sind
Zubehör: Auswahl optionaler Zubehör-Bestandteile und Services

Die Terminals des Testsiegers Bezahlexperten sind für alle geeignet, die unkomplizierte Kartenlesegeräte suchen und einen regelmäßigen vierstelligen (oder höheren) Umsatz erzielen.

Für alle, die erstmal geringere Umsätze erwarten und die Anschaffungskosten gering halten wollen, sind die Geräte von Zettle oder SumUp eine geeignete und moderne Alternative. Allerdings können hier schnell weitere Kosten entstehen, wenn entsprechende Hardware dazu gekauft werden muss. Auch die Bedienung per App auf einem Zweitgerät ist zu beachten bei der Anschaffung.

Zur Entscheidung: Welches Gerät lohnt sich für Sie?

Um das richtige Gerät für die Kartenzahlung für Ihr kleines Unternehmen zu finden, sollten Sie sich ein paar Fragen vorab stellen:

Wie viele Kartenzahlungen und vor allem mit welcher Gesamtsumme habe ich pro Monat?
Habe ich relativ kontinuierlich die gleiche Anzahl an Zahlungen oder gibt es (z.B. saisonale) Schwankungen?
Brauche ich ein mobiles oder stationäres Terminal?
Falls stationär: Habe ich die passenden Anschlüsse (Strom + Internet) in der Nähe des Platzes, wo ich das Terminal aufstellen will? Oder habe ich WLAN?
Falls mobil: Ist es für den Betriebsablauf okay, wenn ich oder meine Mitarbeiter ein zweites Gerät brauchen, um Kartenzahlungen anzunehmen? Oder sollte das Kartenterminal autark funktionieren?

Hier sind Ihre Antworten:

Bei einem Kartenumsatz von unter 1.500 Euro eignen sich die Geräte ohne Grundgebühr. Bis zu 2.000 Euro muss man gut vergleichen zwischen Kartenterminals ohne und mit Grundgebühren. Über 2.000 Euro sind meist die klassischen Geräte mit Grundgebühren günstiger.
Wenn Sie nur in 50-70 Prozent der Monate über 2.000 Euro kommen, sparen Sie mit einem Kartenlesegerät ohne Grundgebühr Geld.
Wenn Sie das Gerät z.B. durchs Restaurant tragen müssen, brauchen Sie ein mobiles. Wenn Sie einen festen Kassenplatz haben, reicht ein stationäres mit Kabeln.
Wenn es keine Anschlüsse in der Nähe gibt, sollten Sie die WLAN-Variante des stationären Terminals wählen. Gibt es auch kein WLAN, kommt ein mobiles Kartenterminal mit Handy-SIM-Karte in Frage.
Ist es einfach zu umständlich, Kartenzahlungen in Ihrem kleinen Unternehmen über eine App am Smartphone oder Tablet und ein separates Gerät abzuwickeln? Verstehen alle Mitarbeiter, wie das funktioniert? Sparen Sie nicht an 5 Euro, wenn es zu Komplikationen im Betriebsablauf und eventuell unzufriedenen Kunden kommen kann.

Zum Abschluss für Ihre Entscheidung:

Ich hoffe, ich konnte Ihnen helfen, Antworten auf Ihre Fragen rund um die Kartenzahlung in kleinen Unternehmen, Start-Ups oder generell Firmen, die nur wenige EC- und Kreditkartenzahlungen haben, zu finden. Die Kartenterminals von Payment-Dienstleistern wie z. B. den Bezahlexperten eigen sich für alle, die eine möglichst unkomplizierte Zahlungsabwicklung schätzen und Umsätze ab ca. 2.000 Euro erzielen. Wer darunter liegt und ein schickes, kleines Gerät schätzt, mit dem man sich bei der Erst-Installation etwas beschäftigen muss, ist bei Zettle oder SumUp richtig.

Einen ausführlichen Vergleich finden Sie auf unserer Ratgeber-Seite Mobile Kartenlesegeräte Vergleich. Viel Spaß beim Weiterlesen!

5. Typische Fragen, die sich (Klein-)unternehmer stellen, die zum ersten Mal Kartenzahlung anbieten

Was kostet EC Zahlung den Händler?

Die Kosten für ein EC-Terminal setzen sich aus montalichen Fix-Kosten, variablen Kosten (abhängig von Ihrem Geschäftserfolg) sowie einer einmaligen Gebühr zur Ersteinrichtung zusammen. Ich habe die genauen Kosten, welche für Händler beim Bezahlen mit EC- und Kreditkarte tatsächlich entstehen, bei verschiedenen Anbietern verglichen und für Sie in dem Artikel Kartenzahlung Kosten und Vergleich zusammengestellt.

Können Kleinunternehmer Kartenzahlung anbieten?

Ja, das geht. Wenn Sie ein Gewerbe auf Kleinunternehmerbasis haben, können Sie Ihren Kunden Kartenzahlung anbieten. Sie müssen dazu die gleichen Unterlagen beim Payment-Anbieter einreichen wie andere Unternehmer auch.

Können auch Privatpersonen Kartenzahlung annehmen?

Ja, das geht. In dem Fall wird der Anbieter für Kartenzahlung Sie nach einem Steuerbescheid über Ihre Einnahmen fragen. Es wird ein Nachweis benötigt, was mit dem Terminal abgerechnet wird (zum Beispiel die Vermietung einer Ferienwohnung).

Wie kann man Kartenzahlung ohne Internet annehmen?

Falls es in Ihrem Geschäft kein WLAN gibt, können Sie trotzdem Kartenzahlung anbieten. Mobile EC-Geräte mit SIM-Karte machen es möglich (funktioniert überall da, wo man auch Handyempfang hat).